一、收集归档范围

本中心在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本中心关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交中心资料员归档。�

（一）中心文件�

1、各种工作会议、学术会议、研讨会议、评审会议的会议记录、会议纪要；�

2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知；�

3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告；

4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知；

5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求；

6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录；

7、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证；�

8、反映中心重要活动的照片、录音带、录像带；

9、重要电话、传真记录；

10、历年中心申报及立项课题资料；

11、中心编辑、出版的书刊、资料。

（二）上级文件材料

1、上级(包括各部门调查组、检查组、工作组，下同)有关中心工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料；�

2、各级领导同志、国际友人、视察中心的指示、讲话、照片、录音、录像；�

3、上级发给中心的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品；

4、上级报刊刊载有关中心情况的文章。�

(三)各部门、单位及相关学院的文件材料�

1、有关单位与中心联合召开会议，共同进行工作，共同署名的文件材料；

2、有关单位与中心签订的合同、合约、协议；�

3、有关单位与中心涉及比较重要的工作或问题的来往文书；

4、有关单位发来的重要的文件。�

（四）课题研究的文件材料�

1、课题研究的立项协议书；

2、课题研究的季度及年度研究总结、专题研究总结；

3、重要的调查报告、会议等的备份文件；

4、重要的名册、登记表。

5、课题结题证书、成果、获奖证书等的复印件

二、归档时间和方法�

1、一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决等)，由各单位的相关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交中心资料室归档。

2、外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时及时送交中心资料室归档。

3、年度工作总结等，应于翌年一月底前交中心资料室归档。

4、每年的3月底前进行一次全面、彻底的归档整理，要把上一年应归档而未归档的全部文件材交交中心资料室归档。�

三、归档要求

1、应归档的文件、材料应由资料员收集全齐。�

2、正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

3、归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要求等。

4、归档的文件材料为原稿原件及复制件。�

5、归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。

6、凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

东北亚休闲经济研究中心